Comment enregistrer les éléments envoyés dans une boîte aux lettres partagée avec PowerShell

Tout d'abord, vérifiez si le module ExchangeOnlineManagement est déjà installé sur votre système. Ce module fournit les cmdlets nécessaires pour gérer les paramètres d'Exchange Online.

Get-Module -ListAvailable ExchangeOnlineManagement

Si le module n'est pas installé, ouvrez PowerShell en tant qu'administrateur et installez-le :

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Force -AllowClobber

Importez le module dans votre session actuelle :

Import-Module ExchangeOnlineManagement

Vérification : Exécutez Get-Command -Module ExchangeOnlineManagement | Select-Object Name | Measure-Object pour confirmer que le module a été chargé avec succès. Vous devriez voir plus de 600 commandes disponibles.

Établissez une connexion à votre locataire Exchange Online en utilisant l'authentification moderne. Remplacez l'adresse e-mail par votre compte administrateur :

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.com

Cette commande vous demandera une authentification multifacteur si elle est activée sur votre compte. La connexion utilise OAuth 2.0 pour une authentification sécurisée.

Vérification : Exécutez Get-OrganizationConfig | Select-Object Name pour confirmer que vous êtes connecté au bon locataire. La commande doit renvoyer le nom de votre organisation sans erreurs.

Avant de faire des modifications, identifiez quelles boîtes aux lettres partagées nécessitent une configuration. Listez toutes les boîtes aux lettres partagées dans votre organisation :

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox | Select-Object DisplayName, UserPrincipalName, MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Cette commande montre l'état actuel des paramètres de copie des éléments envoyés. Recherchez les boîtes aux lettres où les deux MessageCopyForSentAsEnabled et MessageCopyForSendOnBehalfEnabled sont False.

Pour vérifier une boîte aux lettres partagée spécifique :

Get-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" | Select-Object DisplayName, MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Vérification : La sortie doit afficher la configuration actuelle. Notez quelles boîtes aux lettres nécessitent que les paramètres soient changés de False à True.

Activer la copie des éléments envoyés pour une boîte aux lettres partagée spécifique. Cette configuration affecte à la fois les scénarios "Envoyer en tant que" et "Envoyer de la part de" :

# Activer pour les autorisations Envoyer en tant que
Set-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true

# Activer pour les autorisations Envoyer de la part de
Set-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Remplacez "shared@contoso.com" par l'adresse réelle de votre boîte aux lettres partagée. Vous pouvez utiliser le UserPrincipalName, l'alias ou le nom d'affichage comme identité.

Pour plus de commodité, vous pouvez définir les deux paramètres dans une seule commande :

Set-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Vérification : Exécutez Get-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" | Select-Object MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled pour confirmer que les deux valeurs sont maintenant True.

Pour activer la copie des éléments envoyés pour toutes les boîtes aux lettres partagées de votre organisation, utilisez ce script d'opération en masse :

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox | ForEach-Object { 
    Write-Host "Configuration : $($_.DisplayName)" -ForegroundColor Green
    Set-Mailbox -Identity $_.UserPrincipalName -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true -ErrorAction SilentlyContinue
}

Ce script traite chaque boîte aux lettres partagée individuellement et inclut une gestion des erreurs pour continuer si une boîte aux lettres échoue. La commande Write-Host fournit un retour d'information sur la progression.

Pour les organisations avec de nombreuses boîtes aux lettres partagées, vous pourriez vouloir ajouter un compteur de progression :

$SharedMailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox
$Counter = 0

$SharedMailboxes | ForEach-Object {
    $Counter++
    Write-Progress -Activity "Configuration des boîtes aux lettres partagées" -Status "Traitement $($_.DisplayName)" -PercentComplete (($Counter / $SharedMailboxes.Count) * 100)
    Set-Mailbox -Identity $_.UserPrincipalName -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true -MessageCopyForSentAsEnabled $true
}

Vérification : Après l'achèvement, exécutez à nouveau la commande d'identification de l'étape 3 pour confirmer que toutes les boîtes aux lettres partagées affichent maintenant True pour les deux paramètres.

Pour que la copie des éléments envoyés fonctionne correctement, les utilisateurs doivent avoir les autorisations correctes sur la boîte aux lettres partagée. Vérifiez les autorisations existantes :

# Vérifier les autorisations Send As
Get-RecipientPermission -Identity "shared@contoso.com" | Where-Object {$_.Trustee -ne "NT AUTHORITY\SELF"} | Select-Object Trustee, AccessRights

# Vérifier les autorisations Send On Behalf Of
Get-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" | Select-Object GrantSendOnBehalfTo

Si les utilisateurs ont besoin des autorisations Send As, accordez-les en utilisant :

Add-RecipientPermission -Identity "shared@contoso.com" -Trustee "user@contoso.com" -AccessRights SendAs -Confirm:$false

Pour les autorisations Send On Behalf Of :

Set-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" -GrantSendOnBehalfTo @{Add="user@contoso.com"}

Pour ajouter plusieurs utilisateurs à Send On Behalf Of :

Set-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" -GrantSendOnBehalfTo @{Add="user1@contoso.com","user2@contoso.com"}

Vérification : Relancez les commandes de vérification des autorisations pour confirmer que les utilisateurs apparaissent dans les résultats avec les droits d'accès corrects.

Après la configuration, testez que les éléments envoyés sont correctement enregistrés dans la boîte aux lettres partagée. Les modifications peuvent prendre jusqu'à 60 minutes pour se répliquer complètement sur Exchange Online.

Tout d'abord, vérifiez l'état de la réplication en relançant la vérification de la configuration :

Get-Mailbox -Identity "shared@contoso.com" | Select-Object DisplayName, MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Pour tester la fonctionnalité :

1. Demandez à un utilisateur avec des permissions Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de d'ouvrir Outlook
2. Rédigez un nouvel e-mail en utilisant la boîte aux lettres partagée comme adresse "De"
3. Envoyez l'e-mail à un destinataire de test
4. Vérifiez à la fois les éléments envoyés personnels de l'utilisateur et le dossier des éléments envoyés de la boîte aux lettres partagée

L'e-mail devrait apparaître dans les deux emplacements lorsque la configuration fonctionne correctement.

Pour le dépannage, vous pouvez également vérifier la trace des messages :

Get-MessageTrace -SenderAddress "shared@contoso.com" -StartDate (Get-Date).AddHours(-2) -EndDate (Get-Date)

Vérification : Confirmez que les e-mails envoyés apparaissent à la fois dans le dossier des éléments envoyés personnels de l'expéditeur et dans le dossier des éléments envoyés de la boîte aux lettres partagée.

Créez un script de surveillance pour vérifier régulièrement que les configurations de votre boîte aux lettres partagée restent correctes. Enregistrez ce script et exécutez-le périodiquement :

# Rapport de configuration des éléments envoyés de la boîte aux lettres partagée
$Report = @()
$SharedMailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox

foreach ($Mailbox in $SharedMailboxes) {
    $Report += [PSCustomObject]@{
        DisplayName = $Mailbox.DisplayName
        UserPrincipalName = $Mailbox.UserPrincipalName
        SendAsEnabled = $Mailbox.MessageCopyForSentAsEnabled
        SendOnBehalfEnabled = $Mailbox.MessageCopyForSendOnBehalfEnabled
        ConfigurationStatus = if ($Mailbox.MessageCopyForSentAsEnabled -and $Mailbox.MessageCopyForSendOnBehalfEnabled) { "Configured" } else { "Needs Configuration" }
    }
}

$Report | Format-Table -AutoSize
$Report | Export-Csv -Path "C:\Temp\SharedMailboxConfig_$(Get-Date -Format 'yyyyMMdd').csv" -NoTypeInformation

Ce script génère à la fois un affichage console et un fichier CSV pour la tenue de registres. Planifiez-le pour s'exécuter mensuellement afin de détecter toute dérive de configuration.

Pour corriger les boîtes aux lettres qui affichent "Needs Configuration" :

$Report | Where-Object {$_.ConfigurationStatus -eq "Needs Configuration"} | ForEach-Object {
    Write-Host "Fixing: $($_.DisplayName)" -ForegroundColor Yellow
    Set-Mailbox -Identity $_.UserPrincipalName -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
}

Vérification : Le script de surveillance doit montrer toutes les boîtes aux lettres partagées avec le statut "Configured". Celles affichant "Needs Configuration" nécessitent une attention.

Déconnectez toujours correctement d'Exchange Online une fois terminé pour libérer les ressources de connexion et maintenir les meilleures pratiques de sécurité :

Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$false

Le paramètre -Confirm:$false saute l'invite de confirmation, ce qui le rend adapté aux scripts automatisés.

Si vous souhaitez voir l'invite de confirmation pour les sessions manuelles :

Disconnect-ExchangeOnline

Vous pouvez également vérifier votre statut de connexion actuel avant de vous déconnecter :

Get-ConnectionInformation

Vérification : Exécutez Get-ConnectionInformation après la déconnexion. La commande ne devrait retourner aucun résultat, confirmant que la session est fermée.